概要

　紙の領収書、請求書などは、その書類自体を保存する代わりに、スキャナで読み取った電子データを保存する方法をとることができます。

　この場合、読み取った後の紙の書類を廃棄できるので、紙の書類のファイリング作業や保存スペースが不要になります。ただし、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件を満たす必要があります（電帳法４③）。

　電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件を満たすには、様々なルールを満たす必要がありますが、対応ソフトを使用することが一般的です。

　対応ソフトを正しく使用していれば、自動的に要件を満たしますので、わざわざ、スキャナ保存の要件を満たすかどうかを確認する必要がありません（ただし、本記事に書かれていることぐらいは最低限知っておいてください）。

　なお、本記事では、moneyforwardクラウド会計、freee会計を利用した電子帳簿保存法におけるスキャナ保存について解説しています。

令和6年（2024年）１月１日からの取扱い変更点

　令和５年度の税制改正により、令和６年１月１日以後に保存を行う国税関係書類から、次のような改正がされました。

（1）国税関係書類をスキャナで読み取った際の解像度、階調及び大きさに関する情報の保存時に満たすべき要件が廃止されたこと。
（2）国税関係書類に係る記録事項の入力者等に関する情報の確認要件が廃止されたこと。
（3）相互関連性要件について、国税関係書類に関連する国税関係帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこととされる書類が、契約書・領収書等の重要書類に限定されたこと。

任意

　令和6年（2024年）１月１日から予定されている電子取引データの保存の強制と違い、スキャナ保存は納税者の任意ですので、やるかやらないかは納税者の自由です。

　つまり、時間やコストをかけてまで紙の書類をスキャンして電子化をする必要がないと思うならば、あえてやる必要はありません。

スキャナ保存の基本

スキャナ保存ができる書類

　取引相手から紙で受け取った書類で、契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書など（決算関係書類を除く国税関係書類、電帳法４③、電帳規２④）ですが、重要書類（資金や物の流れに直結･連動する書類）と一般書類（資金や物の流れに直結･連動しない書類）に区分されます。

重要書類契約書、納品書、請求書、領収書、借用証書、預金通帳、小切手、約束手形、有価証券受渡計算書、輸出証明書など
一般書類見積書、注文書、検収書など

　売上伝票などの伝票類は、スキャナ保存の適用はありません。

書類の入力期間の制限

　一般書類（資金や物の流れに直結･連動しない書類）の場合は、入力期間の制限なく入力することができます（適時入力方式）。

　ただし、適時入力方式を採用する場合は、事務の手続（責任者、入力の順序や方法など）を明らかにした書類（国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類、電帳規２⑦）を備え付ける必要があります。

　一方、重要書類（資金や物の流れに直結･連動する書類）については、下記のように入力期間の制限があります。

　次のどちらかの入力期間内に入力すること
① 書類を作成または受領してから、速やか(おおむね７営業日以内う、電帳通４－17))にスキャナ保存する（早期入力方式）
② それぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間(最長２か⽉以内、電帳通４－18)を経過した後、速やか(おおむね７営業日以内)にスキャナ保存する（業務処理サイクル方式）
　この場合、最長２か月とは暦の上での２か月をいうことから、例えば6月21日に受領した書類の場合、業務処理サイクルの最長２か月は8月20日であり、そのおおむね７営業日後までに入力すればよいこととなります。

　なお、 ②の業務処理サイクル方式は、企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程（スキャナによる電子化保存規程、電帳規２⑥）を定めている場合のみ採用できます。

　①の早期入力方式では時間的にきついので、一般的には、②の業務処理サイクル方式を選択し、「スキャナによる電子化保存規程」を作成し備え付けをします。

　「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類」と「スキャナによる電子化保存規程」に関しては、下記の国税庁が公開しているサンプルを元にして作成するのが一般的です。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

　なお、入力期間を経過してしまった場合には、その他の保存時に満たすべき要件に沿って入力するとともに、元の書類を紙のまま保存することとなります。

カラーとグレースケール

　一般書類、重要書類とも、鮮明（解像度200dpi相当以上）にスキャナ保存する必要があります。

　一般書類の場合はグレースケール（白黒）でスキャナ保存することも可能ですが、重要書類はカラー（赤・緑・青それぞれ256階調以上）でスキャナ保存する必要があります。

　重要書類をグレースケールでスキャナ保存してしまった場合には、元の書類を紙のまま保存することとなります。

スキャナ保存を始めるための手続き

　スキャナ保存を始めるための特別な手続きは、原則必要ないので、任意のタイミングで始められます。

　ただし、スキャナ保存を始めた日より前に作成･受領した重要書類（過去分重要書類）をスキャナ保存する場合は、あらかじめ税務署に届出書を提出する必要があります（電帳規２⑨）。

検索機能の確保

　スキャナデータについて、次の要件による検索ができるようにすることが必要です（電帳規2⑥六）。

（1） 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先での検索
（2） 日付又は金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索
（3） ２以上の任意の記録項目を組み合わせての検索

　ただし、税務職員による質問検査権に基づくスキャナデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、（2）及び（3）の要件は不要となりますので、「（1） 取引年月日、取引金額及び取引先での検索」の要件を満たすようにしていればいいことになります。

moneyforwardクラウド会計でスキャナ保存をする場合

　まず、moneyforwardクラウド会計（以下、ＭＦ会計）側でスキャナ保存の事前設定を行う必要があります。

　手順は、次のとおりです。
（1）「各種設定」＞「事業者」画面を開きます。
（2）「電子帳簿保存法」の「スキャナ保存」で「スキャナ保存機能を利用する」にチェックを入れ、「設定を保存」をクリックします。

　次に、スキャナで読み取った画像ファイル（JPEG、GIF、PNGなど）やPDFファイルをアップロードしますが、クラウドBoxへファイルを直接アップロードする方法はとらないでください。

　ＭＦ会計の仕訳入力等の証憑添付時に「クラウドBoxから選択」を選択し、クラウドBoxにアップロード済みのファイルを選択して仕訳に添付する方法ですと、スキャナ保存の要件を満たしません。

　ＭＦ会計の仕訳入力等の証憑添付時に「アップロード」を選択し、スキャナ保存に該当するファイルをアップロードして仕訳に添付する方法を選択してください。この場合、添付したものが自動的にクラウドBoxにアップロードします。

　つまり、クラウドBoxにアップロードされることは一緒ですが、先に、クラウドBoxに直接アップロードをするようなことはしないでくださいということです。

　なお、「（1） 取引年月日、取引金額及び取引先での検索」の要件を満たす必要がありますが、ＭＦ会計の仕訳入力で取引先を入力する場合、「摘要欄に取引先名を入力する」または「仕訳の借方・貸方に取引先を設定する」のどちらかの方法を選択します。

　摘要欄に、取引先名だけでなく品物名を併記しても検索要件は満たします。

freee会計でスキャナ保存をする場合

　まず、スキャナで読み取った画像ファイル（JPEG、GIF、PNGなど）やPDFファイルをファイルボックスへアップロードします。

　次に、ファイルボックスへファイルをアップロードするのみでは要件を満たさないため、アップロード後に次のどちらかの操作を行う必要があります（「（1） 取引年月日、取引金額及び取引先での検索」の要件を満たす必要があるため）。

・ファイル情報に「発行日」「発行元」「金額」を保存する
・取引に添付する

　取引に添付するのがよいと思いますが、取引に「発行日」「発行元（取引先）」「金額」の正しい情報が記載されているかは確認する必要があります。